Eingangsrechnungen automatisch verbuchen: so machen wir es selbst
Eine Rechnung kommt per Mail, und ohne dass jemand tippt, liegt sie verbucht in der Buchhaltung, samt Zahlungsvorschlag. Wie das in unserem eigenen Betrieb läuft und wo der Mensch entscheidet.
Kurz gesagt: Eine Eingangsrechnung wird bei uns in wenigen Minuten gelesen, geprüft, verbucht und zur Zahlung vorbereitet, ohne dass jemand etwas abtippt. Der Mensch sagt nur noch Ja oder Nein zur Überweisung.
Wir sind eine KI-Agentur aus Nördlingen, und was wir Kunden anbieten, läuft zuerst bei uns selbst. Dieser Beitrag zeigt, wie der Rechnungseingang in unserem eigenen Betrieb funktioniert.
Das Problem: Rechnungen kommen überall an
Rechnungen kommen per Mail, als PDF im Kundenportal, als Foto vom Handy oder mit der Post. Jemand muss sie sammeln, Betrag und Fälligkeit notieren, sie der Buchhaltung geben und rechtzeitig bezahlen. Das ist keine schwere Arbeit, aber sie wird gern liegen gelassen, und dann kommt die Mahnung.
So läuft es heute bei uns
- 01Rechnung kommt anper Mail ins Postfach, per Handy-Foto an unseren Assistenten oder als Upload
- 02KI liest die RechnungAbsender, Rechnungsnummer, Netto, Steuer, Brutto, IBAN, Fälligkeit
- 03Prüfungen laufenIBAN-Prüfziffer, Summen, doppelte Rechnung, bekannter Lieferant
- 04Buchung entstehtBeleg mit Konto und Steuerschlüssel im Journal
- 05Zahlung wird vorbereitetAufgabe mit Betrag, Frist und QR-Code für die Banking-App
- 06Mensch gibt freiein Klick oder eine Antwort im Messenger
- 07Bank bestätigtder Kontoauszug wird abgeglichen, die Rechnung ist erledigt
Das Lesen übernimmt ein kleines, günstiges KI-Modell. Für eine Rechnung braucht es nur wenige Sekunden. Alles, was danach kommt, ist feste Logik ohne KI: Prüfungen, Buchung und Abgleich mit dem Konto.
Wo der Mensch entscheidet
Die KI bezahlt nichts selbst. Sie legt eine Aufgabe an: „Rechnung von Lieferant X, 119,00 €, fällig am 30.“ Dazu gehört ein QR-Code, den jede Banking-App lesen kann. Wer freigibt, scannt den Code und bestätigt in der eigenen Bank. Überweisung, TAN und Kontrolle bleiben beim Menschen.
Was man dafür braucht
- Ein Postfach, in dem die Rechnungen ankommen. Wir lesen es nur, wir löschen nichts.
- Einen Kontozugang über die offizielle Bankschnittstelle (PSD2). Die Bank fragt einmal nach der Freigabe, danach werden die Umsätze gelesen, nie verändert.
- Einen Kontenrahmen. Wir nutzen SKR04. Neue Lieferanten ordnet die KI einem Konto zu, und die Zuordnung lässt sich jederzeit ändern, bis der Monat abgeschlossen ist.
Was wir dabei gelernt haben
Prüfen ist wichtiger als Lesen. Moderne KI liest Rechnungen sehr zuverlässig. Den Unterschied machen die Prüfungen danach: Eine IBAN mit falscher Prüfziffer oder eine Summe, die nicht aufgeht, darf nie in die Buchhaltung rutschen.
Die Freigabe muss dort sein, wo man ohnehin ist. Bei uns kommt sie als Nachricht aufs Handy. Ja, Nein oder „später“ – fertig.
Die Buchung bleibt änderbar, bis der Monat zu ist. Erst mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird der Monat abgeschlossen. Bis dahin lässt sich ein falsch gewähltes Konto einfach korrigieren.
Lohnt sich das für Ihren Betrieb?
Wenn bei Ihnen jeden Monat mehr als eine Handvoll Rechnungen ankommen, meistens ja. Wer schon eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann den Rechnungseingang oft auch davor schalten, ohne das bestehende System zu ersetzen.
Häufige Fragen
Bezahlt die KI Rechnungen selbstständig?
Nein. Sie bereitet die Zahlung vor, mit Betrag, IBAN und einem QR-Code für die Banking-App. Überwiesen wird erst, wenn ein Mensch freigibt.
Was passiert, wenn die KI eine Rechnung falsch liest?
Jede gelesene Rechnung wird geprüft: stimmt die Prüfziffer der IBAN, passen Netto, Steuer und Brutto zusammen? Fällt eine Prüfung durch, landet die Rechnung als Aufgabe beim Menschen statt in der Buchhaltung.
Braucht man dafür eine bestimmte Buchhaltungssoftware?
Nein. Die Buchungen lassen sich im DATEV-Format an den Steuerberater geben, egal womit er arbeitet.