Dataris OS: das KI-Betriebssystem für Ihren Betrieb

Kurz gesagt: Dataris OS ist ein System aus vielen kleinen KI-Assistenten, die Routinearbeit in Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Service übernehmen, während Sie oder Ihre Mitarbeitenden nur noch entscheiden. Jede Handlung ist nachvollziehbar protokolliert, jede Außenwirkung läuft erst nach Freigabe, und Sie bestimmen selbst, wo die Maschine allein handeln darf und wo nicht.

Das Problem, das Dataris OS löst

In den meisten Betrieben mit 5 bis 200 Mitarbeitenden läuft ein großer Teil der Arbeit nach demselben Muster ab: eine Anfrage kommt per Mail, Telefon oder Formular herein, jemand liest sie, ordnet sie ein, schreibt eine Antwort, trägt einen Termin ein, legt eine Rechnung an oder mahnt eine offene Zahlung an. Diese Arbeit ist notwendig, aber selten die, für die jemand eingestellt wurde. Sie bindet Zeit, die für Kunden, für Qualität oder für die Werkstatt fehlt.

Dataris OS setzt genau dort an. Es ist kein einzelnes Programm, sondern ein Betrieb aus vielen kleinen KI-Assistenten, die jeweils eine klar umrissene Aufgabe übernehmen: eine Anfrage einordnen, einen Terminvorschlag machen, eine Rechnung erstellen, einen Beitrag für die Website schreiben. Jeder Assistent macht eine Sache, aber richtig, und meldet sich bei einem Menschen, wenn er unsicher ist.

Wie Dataris OS aufgebaut ist: Abteilungen statt ein großes Programm

Dataris OS ist wie ein kleiner Betrieb organisiert, mit Abteilungen, die jede für sich verständlich sind:

• Führung: fasst die Lage des Tages zusammen, meldet Auffälligkeiten (zum Beispiel eine ungewöhnlich hohe Rechnung oder eine Anfrage, die lange unbeantwortet blieb) und beantwortet Rückfragen der Geschäftsführung.
• Marktbeobachtung: behält Firmen, Signale und Fördermöglichkeiten im Blick, die für neue Aufträge interessant sind.
• Vertrieb: sortiert das Postfach vor, bereitet Antworten auf Anfragen vor und bereitet Telefonate vor, damit nichts liegen bleibt.
• Angebote: führt das Gespräch mit einer Anfrage weiter, baut daraus ein Angebot als fertiges Dokument und bereitet den Vertrag vor.
• Kundenbetreuung: beantwortet wiederkehrende Fragen, ordnet Anliegen ein und meldet, wenn ein Kunde unzufrieden wirkt.
• Projektsteuerung: richtet neue Projekte ein, prüft deren Qualität und schreibt Statusberichte.
• Buchhaltung und Back Office: erfasst Eingangsrechnungen, erstellt Ausgangsrechnungen, mahnt offene Zahlungen an, gleicht das Bankkonto ab und bereitet die Unterlagen für die Steuerberatung vor.
• Marketing: plant Beiträge, schreibt Texte für Website und Social Media, kümmert sich um die Auffindbarkeit in Suchmaschinen.
• Entwicklung: prüft neue Ideen, testet Änderungen am System, bevor sie aktiv werden, und beobachtet, ob alles stabil läuft.

Jede Abteilung besteht aus mehreren Assistenten mit einer einzelnen Aufgabe. Insgesamt sind es rund 160 solcher Assistenten; nicht alle laufen jeden Tag, viele springen nur bei einem bestimmten Anlass an, etwa wenn eine neue Rechnung eingeht oder eine Anfrage über die Website kommt.

Wer entscheidet: der Mensch bleibt am Steuer

Das wichtigste Prinzip von Dataris OS lautet: Die Maschine schlägt vor, der Mensch entscheidet. Dafür gibt es drei Stufen der Selbstständigkeit, die für jede einzelne Aufgabe getrennt festgelegt werden:

1. Der Assistent bereitet nur vor. Ein Mensch liest den Vorschlag und handelt selbst.
2. Der Assistent legt einen fertigen Entwurf vor. Eine E-Mail, ein Angebot oder ein Beitrag liegt bereit; ohne einen Klick der zuständigen Person geht nichts hinaus.
3. Der Assistent handelt selbstständig, aber jede Handlung wird aufgezeichnet und ist nachträglich einsehbar; bei bestimmten Aufgaben gibt es eine kurze Frist, in der eine Handlung noch zurückgeholt werden kann.

Am Anfang steht fast jede Aufgabe auf der zweiten Stufe: Entwurf statt automatischer Versand. Erst wenn über einen längeren Zeitraum nichts beanstandet wurde, kann eine Aufgabe auf die dritte Stufe wechseln. Ein einziger Fehler mit Wirkung nach außen setzt die Aufgabe sofort wieder auf die vorsichtigere Stufe zurück.

Zusätzlich gibt es Dinge, die in keiner Stufe ohne Rückfrage geschehen: Geld bewegen, einen Vertrag unterschreiben, eine Rechnung stornieren oder Daten löschen. Das bleibt immer bei einem Menschen.

Was ein Betrieb konkret davon hat

Ein durchgerechnetes Beispiel, ohne echte Firma: Ein Handwerksbetrieb mit 18 Mitarbeitenden bekommt im Durchschnitt 40 Anfragen pro Woche über Telefon, E-Mail und Kontaktformular. Davon sind etwa die Hälfte Standardfragen (Terminwunsch, Angebot für eine bekannte Leistung, Rückfrage zu einer laufenden Rechnung) und die andere Hälfte braucht eine fachliche Einschätzung.

Mit Dataris OS übernimmt ein Assistent die erste Durchsicht jeder Anfrage. Standardfragen werden sofort mit einem Terminvorschlag oder einer vorbereiteten Antwort beantwortet, die ein Mensch nur noch bestätigt. Fachliche Anfragen werden eingeordnet und mit den wichtigsten Angaben an die richtige Person weitergeleitet, statt unsortiert im Postfach zu liegen. Für Angebote entwirft ein Assistent einen ersten Text auf Basis der Anfrage und der hinterlegten Preise; die Geschäftsführung oder der Vertrieb passt an und verschickt.

Der Nutzen liegt nicht darin, dass niemand mehr etwas liest oder entscheidet. Er liegt darin, dass die Vorarbeit entfällt: Sichten, Sortieren, den ersten Satz einer Antwort formulieren, eine Rechnungsvorlage befüllen. Das übernehmen die Assistenten, die Entscheidung bleibt bei den Menschen im Betrieb.

Buchhaltung und Back Office

Ein eigener Teil von Dataris OS kümmert sich um das, was in vielen Betrieben am meisten Zeit frisst, aber am wenigsten Aufmerksamkeit verdient: Eingangsrechnungen erfassen und mit einem Kontierungsvorschlag versehen, Ausgangsrechnungen erstellen, das Bankkonto mit den Rechnungen abgleichen, offene Posten im Blick behalten und Mahnungen auslösen, wenn eine Zahlung ausbleibt. Die Unterlagen werden so aufbereitet, dass sie an die Steuerberatung übergeben werden können.

Auch hier gilt: Jede Buchung ist nachvollziehbar, nichts wird nachträglich unbemerkt verändert, und das Zahlungswesen bleibt beim Menschen, der die Überweisung freigibt.

Marketing und Vertrieb als laufender Betrieb

Für Marketing bedeutet Dataris OS, dass Inhalte nicht mehr sporadisch entstehen, sondern nach einem festen Plan: ein Assistent schreibt Entwürfe für Beiträge, prüft sie gegen feste Regeln (Länge, Verständlichkeit, keine verbotenen Formulierungen) und legt sie zur Freigabe vor. Für Kampagnen gilt dasselbe Prinzip: ein Assistent bereitet Varianten vor, ein Mensch wählt aus und gibt frei.

Im Vertrieb sorgt ein Assistent dafür, dass eingehende Anfragen schnell eine erste Rückmeldung bekommen, auch außerhalb der Geschäftszeiten, und dass Termine direkt vorgeschlagen werden, statt tagelang per Mail hin- und hergeschickt zu werden.

Die drei Sätze, die das Produkt zusammenfassen

Dataris OS ist ein System aus vielen kleinen KI-Assistenten, die Routinearbeit in Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Kundenbetreuung übernehmen. Jeder Assistent erledigt eine einzelne Aufgabe, meldet sich bei Unsicherheit bei einem Menschen, und jede Handlung ist jederzeit nachvollziehbar. Der Betrieb entscheidet selbst, wo die Maschine nur vorbereitet, wo sie einen fertigen Entwurf vorlegt und wo sie selbstständig handeln darf.

Für wen sich das lohnt

Dataris OS passt zu Betrieben mit 5 bis 200 Mitarbeitenden, bei denen wiederkehrende Anfragen, Angebote, Rechnungen oder Inhalte für Website und Social Media regelmäßig anfallen und von Menschen von Hand bearbeitet werden. Je mehr solcher wiederkehrenden Aufgaben ein Betrieb hat, desto mehr Zeit lässt sich zurückgewinnen.

Für Betriebe mit sehr wenigen Anfragen pro Woche oder mit überwiegend einzigartigen, stark individuellen Aufträgen lohnt sich zunächst ein kleinerer Baustein, zum Beispiel nur für die Buchhaltung oder nur für den ersten Kontakt am Telefon. Dataris OS lässt sich in diesem Umfang einrichten und später erweitern, wenn sich der Nutzen zeigt.