KI-Assistenten im eigenen Betrieb: unser Bericht

Kurz gesagt: Wir haben unser eigenes Unternehmen mit KI-Agenten automatisiert: Vertrieb, Buchhaltung, Kundenbetreuung, Marketing und Führung laufen heute über ein System, das wir selbst gebaut haben — Dataris OS. 167 Agenten in zehn Abteilungen, 160 davon im letzten Monat im Einsatz, fast 50.000 Läufe seit Mitte September. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir vorgegangen sind und was bei uns heute wirklich läuft.

Zuerst erschienen am 18. September 2026, aktualisiert am 9. Oktober 2026 mit neuen Zahlen.

Warum wir bei uns selbst angefangen haben

Bevor wir einem Betrieb einen KI-Assistenten anbieten, wollten wir wissen, ob das bei uns selbst funktioniert. Also haben wir unser eigenes Unternehmen zum ersten Kunden gemacht. Was heute bei uns läuft, ist der Beweis, den wir später auch einem Betrieb in Nördlingen oder Aalen zeigen können, nicht ein Versprechen auf einer Folie.

Wie wir angefangen haben: das Gespräch am Anfang

Am Anfang stand ein Gespräch, kein Programmieren. Der Geschäftsführer hat Fragen zu Firma, Zielkunden, Angebot, Preisen und Tonfall beantwortet. Daraus ist eine Sammlung kurzer Texte entstanden, die jeder KI-Assistent bei uns kennt, damit er in unserem Namen richtig handelt.

Der Plan statt der Wunschliste

Aus diesen Texten wurde ein Plan mit zehn Abteilungen: Führung, Intelligence (Markt- und Kundenrecherche), Vertrieb, Deals (Angebote), Kunden, Operations (Projekte), Back Office (Buchhaltung, Verträge, Fristen), Marketing, Entwicklung (die Weiterentwicklung der Agenten selbst) und eine kleine Fabrik für eigene Produkte. Jede Abteilung bekam eigene Agenten mit Ziel, Auslöser und Monatsbudget, statt einer langen Liste von Wünschen ohne Reihenfolge. Verbunden sind alle über ein gemeinsames Firmengehirn: Wissen, Daten und Gedächtnis, auf das jeder Agent zugreift.

Erst prüfen, dann einschalten

Jede Aufgabe hat einen eigenen Prüfstand, der sie ohne echte Kunden und ohne echtes Geld durchspielt. Erst wenn dieser Prüfstand fehlerfrei durchläuft, wird die Aufgabe scharf geschaltet, und nach jeder Änderung läuft er erneut. Zuletzt gezählt waren das 47 Prüfstände mit über 2.300 Testfällen (Stand 18.09.2026).

Schrittweise Freigabe statt großem Sprung

Alles, was nach außen wirkt, also eine E-Mail, eine Rechnung oder eine Änderung an der Website, ist zunächst nur vorbereitet. Ein KI-Assistent legt einen Vorschlag ab, ein Mensch bei uns entscheidet mit einem Klick, ob er rausgeht. Erst wenn eine Aufgabe zwanzig Mal in Folge ohne Korrektur richtig war, schlägt das System vor, sie selbstständig laufen zu lassen.

Was heute bei uns läuft

Bei uns sind 167 KI-Agenten gebaut, 163 davon eingeschaltet. Im letzten Monat waren 160 verschiedene Agenten im Einsatz, und zwar in allen zehn Abteilungen (Stand 09.10.2026, eigene Systemdatenbank). Sie rufen Postfächer ab, bereiten Termine und Gespräche vor, recherchieren Firmen, ordnen Anfragen ein, überwachen Server und Datensicherung, prüfen Rechtliches und haben an diesem Beitrag mitgeschrieben — immer mit einem Menschen als letzter Instanz für alles, was nach außen geht.

Seit dem Start am 15. September sind bei uns 49.394 Läufe durchgelaufen, 21.033 davon allein in den letzten sieben Tagen. Viele sind kurze Routineprüfungen — sind neue Mails da, steht eine Erinnerung an, läuft der Server rund —, der Rest ist echte Arbeit wie Recherchen, Entwürfe und Nachbereitungen. Die Erfolgsquote der letzten sieben Tage liegt bei 99,95 Prozent: 10 Fehler auf rund 21.000 Läufe, jeder davon im Protokoll nachvollziehbar.

Jeder Lauf steht mit Zeit, Grund und Ergebnis in einem Protokoll, das sich nicht nachträglich ändern lässt — inzwischen über 56.000 Einträge.

Wie eine Anfrage bei uns heute läuft

Was sich für uns geändert hat

Was wir bewusst nicht schreiben: um wie viel Prozent sich unser Umsatz oder unsere Arbeitszeit verändert hat. Das messen wir noch nicht sauber genug, und wir nennen keine Zahl ohne Beleg. Die Zahlen oben stammen alle direkt aus unserer Systemdatenbank.

Was Ihr Betrieb davon bekommen kann

Sie müssen nicht zehn Abteilungen auf einmal automatisieren, das haben wir auch nicht getan. Sinnvoll ist meist ein Bereich zuerst: die Anrufe, die niemand mehr annimmt, die Anfragen, die im Postfach liegen bleiben, oder die Angebote, die jede Woche von Hand entstehen. Was bei uns als Baustein läuft, lässt sich für Ihren Betrieb einrichten, mit demselben Grundsatz: erst prüfen, dann einschalten, und die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Wir bauen für Sie keinen Nachbau unseres Systems, sondern den einen Baustein, der bei Ihnen den größten Unterschied macht, mit Festpreis, Termin und Abnahme.

Für wen sich das lohnt

Das lohnt sich für Betriebe mit wiederkehrenden Anfragen, Anrufen oder Belegen, bei denen ein Mensch heute Zeit mit Sortieren statt mit der eigentlichen Arbeit verbringt. Weniger sinnvoll ist es, wenn eine Handvoll Anrufe pro Woche ohnehin nebenbei erledigt wird, dafür reicht oft ein Anrufbeantworter mit festem Rückruf. Wenn Sie nicht sicher sind, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt, ist das genau die Frage, die wir in einem Gespräch klären.