KI-Assistenten im eigenen Betrieb: unser Bericht
Wir haben unser eigenes Unternehmen mit KI-Assistenten automatisiert. Ein Bericht aus dem laufenden Betrieb, mit echten Zahlen und Grenzen.
Kurz gesagt: Wir haben unser eigenes Unternehmen mit KI-Assistenten automatisiert: Vertrieb, Buchhaltung, Kundenbetreuung, Marketing und Führung laufen heute über ein System, das wir selbst gebaut haben. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir dabei vorgegangen sind und was bei uns heute wirklich läuft.
Warum wir bei uns selbst angefangen haben
Bevor wir einem Betrieb einen KI-Assistenten anbieten, wollten wir wissen, ob das bei uns selbst funktioniert. Also haben wir unser eigenes Unternehmen zum ersten Kunden gemacht. Was heute bei uns läuft, ist der Beweis, den wir später auch einem Betrieb in Nördlingen oder Aalen zeigen können, nicht ein Versprechen auf einer Folie.
Wie wir angefangen haben: das Gespräch am Anfang
Am Anfang stand ein Gespräch, kein Programmieren. Der Geschäftsführer hat Fragen zu Firma, Zielkunden, Angebot, Preisen und Tonfall beantwortet. Daraus ist eine Sammlung kurzer Texte entstanden, die jeder KI-Assistent bei uns kennt, damit er in unserem Namen richtig handelt.
Der Plan statt der Wunschliste
Aus diesen Texten wurde ein Plan mit neun Bereichen: Führung, Markt- und Kundenrecherche, Vertrieb, Angebote, Kundenbetreuung, Projektsteuerung, Buchhaltung, Marketing und die Weiterentwicklung der Assistenten selbst. Jeder Bereich bekam eigene Aufgaben mit Ziel, Auslöser und Budget, statt einer langen Liste von Wünschen ohne Reihenfolge.
Erst prüfen, dann einschalten
Jede Aufgabe hat einen eigenen Prüfstand, der sie ohne echte Kunden und ohne echtes Geld durchspielt. Erst wenn dieser Prüfstand fehlerfrei durchläuft, wird die Aufgabe scharf geschaltet, und nach jeder Änderung läuft er erneut. Bei uns sind das heute 47 Prüfstände mit über 2.300 Testfällen (Stand 18.09.2026).
Schrittweise Freigabe statt großem Sprung
Alles, was nach außen wirkt, also eine E-Mail, eine Rechnung oder eine Änderung an der Website, ist zunächst nur vorbereitet. Ein KI-Assistent legt einen Vorschlag ab, ein Mensch bei uns entscheidet mit einem Klick, ob er rausgeht. Erst wenn eine Aufgabe zwanzig Mal in Folge ohne Korrektur richtig war, schlägt das System vor, sie selbstständig laufen zu lassen.
Was heute bei uns läuft
Wir haben in neun Bereichen 141 einzelne Aufgaben für KI-Assistenten gebaut, 31 davon sind im täglichen Betrieb (Stand 18.09.2026). Das System läuft bei uns seit September 2026 täglich. Es sortiert Postfächer vor, bereitet Angebote vor, bucht Termine, kontrolliert die Buchhaltung gegen die Bankbewegungen und hat an diesem Beitrag mitgeschrieben, immer mit einem Menschen als letzter Instanz.
Seit dem Start sind über 1.000 solcher Aufgaben bei uns durchgelaufen (Stand 18.09.2026, eigene Systemdatenbank). Jede davon steht mit Zeit, Grund und Ergebnis in einem Protokoll, das sich nicht nachträglich ändern lässt.
Wie eine Anfrage bei uns heute läuft
- 01EingangEine Anfrage kommt per Formular, Mail oder Chat an.
- 02EinordnungEin KI-Assistent liest die Anfrage und ordnet sie einem Bereich zu.
- 03EntwurfDer Assistent legt eine Antwort oder ein Angebot als Vorschlag ab.
- 04FreigabeEin Mensch bei uns prüft den Vorschlag und gibt ihn frei oder ändert ihn.
- 05VersandErst nach der Freigabe geht die Antwort raus, mit Eintrag im Protokoll.
Was sich für uns geändert hat
Wichtig: Wir schreiben hier nicht, dass sich unser Umsatz oder unsere Zeit um eine bestimmte Zahl verändert hat. Das haben wir noch nicht gemessen, und wir nennen keine Zahl ohne Beleg.
Was Ihr Betrieb davon bekommen kann
Sie müssen nicht neun Bereiche auf einmal automatisieren, das haben wir auch nicht getan. Sinnvoll ist meist ein Bereich zuerst: die Anrufe, die niemand mehr annimmt, die Anfragen, die im Postfach liegen bleiben, oder die Angebote, die jede Woche von Hand entstehen. Was bei uns als Baustein läuft, lässt sich für Ihren Betrieb einrichten, mit demselben Grundsatz: erst prüfen, dann einschalten, und die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Wir bauen für Sie keinen Nachbau unseres Systems, sondern den einen Baustein, der bei Ihnen den größten Unterschied macht, mit Festpreis, Termin und Abnahme.
Für wen sich das lohnt
Das lohnt sich für Betriebe mit wiederkehrenden Anfragen, Anrufen oder Belegen, bei denen ein Mensch heute Zeit mit Sortieren statt mit der eigentlichen Arbeit verbringt. Weniger sinnvoll ist es, wenn eine Handvoll Anrufe pro Woche ohnehin nebenbei erledigt wird, dafür reicht oft ein Anrufbeantworter mit festem Rückruf. Wenn Sie nicht sicher sind, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt, ist das genau die Frage, die wir in einem Gespräch klären.
Häufige Fragen
Ersetzt das System bei Ihnen Mitarbeitende?
Nein, bei uns entscheidet immer ein Mensch, ein KI-Assistent bereitet nur vor. Jede Freigabe steht mit Zeit und Grund in einem Protokoll, das sich nicht nachträglich ändern lässt.
Was passiert, wenn ein KI-Assistent bei Ihnen einen Fehler macht?
Jede Aufgabe läuft erst durch einen Prüfstand, bevor sie eingeschaltet wird, und nach jeder Änderung erneut. Trotzdem kann etwas schiefgehen; dann steht es im Protokoll, ein Mensch korrigiert es, und der Fall fließt als Lernbeispiel in die nächste Version ein.
Wie schnell sehen wir bei uns ein Ergebnis?
Das hängt vom Bereich ab, den wir zuerst anfassen, und von Ihren Zahlen, deshalb nennen wir keine feste Frist ohne Gespräch. Fest steht nur unser Vorgehen: erst prüfen, dann einschalten, und Sie entscheiden bei jedem Schritt mit.